PROJEKTVORSCHLAG
KI-Automatisierung & Wissensdatenbank
für die RCPT-Group
Aufbau einer zentralen KI-Wissensdatenbank als Fundament für die digitale Zukunft der RCPT-Group – von der Datenaufbereitung über den internen KI-Chat bis zu intelligenten Automatisierungen für Vertrieb und Kundenservice.
⚠️HERAUSFORDERUNG
Wissen sitzt in Köpfen, nicht in Systemen
Die RCPT-Group ist mit ihren Marken RP-TOOLS, ATLANIS und HOFMAN-Energy in den letzten Jahren stark gewachsen. Doch bei 26 Mitarbeitern, mehreren GmbHs und einem komplexen Produktportfolio (KFZ-Werkstatttechnik, Batteriesysteme, Solarsysteme) dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter lange. Wissen zu tausenden Produkten, technischen Spezifikationen und Kundenfragen ist nicht zentral verfügbar.
Dokumentation ist unvollständig und unstrukturiert
Schulungsunterlagen sind nur zu ca. 20% aufbereitet, Hauptproduktdaten zu ca. 80%. Viele Informationen liegen als PDFs, Bilder und in verschiedenen Systemen verstreut vor – nicht KI-ready.
Manuelle Prozesse bremsen das Wachstum
Trotz europaweiter Expansion laufen Kundenanfragen, Nachfass-Prozesse und Lead-Management noch überwiegend manuell. Wertvolle Leads verstauben, weil systematisches Nachfassen fehlt.
✅LÖSUNG
Zentrale KI-Wissensdatenbank als Fundament
Aufbereitung und Strukturierung aller Produktdaten, PDFs, Bilder und Schulungsunterlagen über alle Marken hinweg (RP-TOOLS, ATLANIS, HOFMAN-Energy) in eine einheitliche, KI-optimierte Wissensbasis. Anbindung an JTL über SQL für Echtzeit-Daten.
Interner KI-Chat für sofortige Antworten
Mitarbeiter können Produktwissen, technische Spezifikationen und Standardantworten in Echtzeit abrufen – direkt am Telefon mit dem Kunden, ohne Kollegen fragen zu müssen. Über alle Marken und Produktkategorien hinweg.
Intelligente Automatisierungen als nächster Schritt
Auf dem Fundament der Wissensdatenbank: Outbound Voice Agent für Lead-Reaktivierung, Inbound-Automatisierung für Standardanfragen und automatisierte Nachfass-Prozesse.
So setzen wir es um
Unser Ansatz: Erst das Fundament, dann die Automatisierung. 80% der Projektzeit investieren wir in die saubere Aufbereitung eurer Daten und den Aufbau der Wissensdatenbank – denn ohne verlässliche Datenbasis funktioniert keine KI zuverlässig. Der interne Chat und weitere Use Cases bauen darauf auf.
PHASE 1 – Datenaufbereitung & Wissensdatenbank
~80% DER PROJEKTZEITSchätzung: Monat 1–4
- Aufbereitung aller PDFs, Bilder, Schulungsunterlagen und Produktdaten über alle Marken (RP-TOOLS, ATLANIS, HOFMAN-Energy)
- Vervollständigung der Schulungsdaten (aktuell ~20% aufbereitet) und Hauptproduktdaten (~80%)
- Anbindung an Schnittstelle
- Aufbau einer strukturierten, KI-optimierten Wissensbasis
- Eskalationsprozess: Was die KI nicht beantworten kann → Weiterleitung → Einpflegen → System lernt
PHASE 2 – KI-Chat für Mitarbeiter
~20% DER PROJEKTZEITSchätzung: Monat 4–5
- Interner Chat auf Basis der aufgebauten Wissensdatenbank
- Mitarbeiter können Produktwissen über alle Marken in Echtzeit abrufen
- Training und Onboarding des Teams
- Qualitätssicherung und Feintuning der Antworten
PHASE 3 – Automatisierungen & Bonus-Use-Cases
BONUS – WENN ZEIT ÜBRIGMonat 5–6
- Je nach verbleibender Zeit: Outbound Voice Agent für Lead-Reaktivierung, Inbound-Automatisierung oder E-Mail-Nachfass-Prozesse
- Das Fundament der Wissensdatenbank macht alle weiteren KI-Anwendungen erst möglich
- Zusätzliche Use Cases werden als Overdelivery umgesetzt
Die Wissensdatenbank ist das Fundament für jede KI-Anwendung bei der RCPT-Group. Ohne eine saubere, vollständige Datenbasis über alle Marken und Produktkategorien hinweg kann kein KI-System – ob Chat, Voice Agent oder Automatisierung – zuverlässig funktionieren. Deshalb investieren wir den Großteil der Zeit genau hier.
Qualität vor Speed
Keine falschen Daten, keine bösen Überraschungen – genau deswegen investieren wir 80% der Zeit in die saubere Aufbereitung eurer Daten, nicht in oberflächliche Features. Bei einem Produktportfolio mit KFZ-Werkstatttechnik, Batteriesystemen und Solarsystemen muss jede Antwort stimmen.
Das Fundament für alles Weitere
Ob interner Chat, Voice Agent oder E-Mail-Automatisierung – jede KI-Anwendung steht und fällt mit der Qualität der Wissensdatenbank. Einmal richtig aufgebaut, lassen sich beliebig viele Use Cases darauf aufsetzen – markenübergreifend für RP-TOOLS, ATLANIS und HOFMAN-Energy.
Schlüsselübergabe – Keine Abhängigkeit
Am Ende gehört euch alles. Wir bauen das System, richten alles ein, zeigen euch wie ihr es weiterführt – und dann habt ihr euer eigenes System. Keine Abhängigkeit.
Was nach dem Fundament möglich wird
Diese Use Cases werden möglich, sobald die Wissensdatenbank steht.
Outbound Voice Agent
Automatisierte Reaktivierung eurer bestehenden Leads per KI-Telefonat. PLZ-basierte Außendienst-Zuordnung, Terminbuchung direkt im Kalender. Ein Kunde hat damit eine siebenstellige Summe an Umsatz generiert – speziell im Solar- und PV-Bereich.
Inbound-Automatisierung
Kundenanfragen automatisch beantworten – auch außerhalb der Öffnungszeiten. Standard-Anfragen zu Produkten, Bestellstatus und Verfügbarkeiten über alle Marken werden sofort bearbeitet.
E-Mail & Follow-Up Automatisierung
Automatisches Nachfassen bei bestehenden Bestellungen, Follow-Up-Sequenzen und Call-to-Action auf Bestandskunden – damit kein Lead mehr verstaubt.
Weitere Integrationen
JTL-Anbindung für Echtzeit-Bestands- und Bestelldaten, CRM-Integration und automatisierte Reportings – alles aufbauend auf dem Wissensdatenbank-Fundament.
LAUFZEIT
6 Monate oder 12 Monate
Festpreis – alles inklusive. Wenn wir früher fertig sind, packen wir zusätzliche Use Cases oben drauf. Wenn es länger dauert, machen wir es fertig.
NÄCHSTER SCHRITT
Projektstart nach Freigabe
Unsere Vorlaufzeit nach dem Go: 4–6 Wochen.
Über Everlast AI – Ihr strategischer KI-Partner
Everlast AI ist Deutschlands am schnellsten wachsende KI-Beratung und ein Pionier im Bereich der digitalen Unternehmenstransformation. Als deutsches Unternehmen mit Standorten in Neu-Ulm (Bayern) und Biberach an der Riß (Baden-Württemberg) verbinden wir die Zuverlässigkeit und Qualitätsstandards des deutschen Mittelstands mit internationaler Reichweite und Innovationskraft.
🧑💻 TEAM & KAPAZITÄTEN
Unser 30-köpfiges Team besteht aus hochqualifizierten KI-Experten, Entwicklern und Unternehmensberatern. Wir verfügen über ein spezialisiertes Entwicklerteam, das komplexe KI-Lösungen von der Konzeption bis zur produktionsreifen Implementierung umsetzt – inklusive Wissensdatenbanken, Voice Agents, E-Mail-Automatisierungen und Chat-Systeme.
🌍 INTERNATIONAL AUFGESTELLT – NETZWERK IM SILICON VALLEY
Während unsere Standorte in Deutschland liegen, pflegen wir ein starkes Netzwerk im Silicon Valley. Durch direkte Kontakte zu den führenden KI-Unternehmen haben wir Zugang zu den neuesten Technologien und exklusiven Tools.
⚙️ EXPERTISE & SPEZIALISIERUNG
Durch die Zusammenarbeit mit über 200 Partnern und mehr als 2.100 Projekten haben wir einen einzigartigen Erfahrungsschatz aufgebaut. Wir wissen aus der Praxis: Welche Datenaufbereitungsmethoden funktionieren, wie man Wissensdatenbanken skalierbar aufbaut, und wo typische Fallstricke bei KI-Projekten lauern.
- Wissensdatenbanken & KI-Chatbots – Von der Datenaufbereitung bis zum produktionsreifen internen Chat
- Voice Agents (Inbound & Outbound) – KI-Telefonassistenten für Kundenservice und Vertrieb
- E-Mail-Automatisierungen – Intelligente Follow-Up-Sequenzen und Lead-Nurturing
- System-Integrationen – JTL, CRM und weitere Schnittstellen
📈 MARKTFÜHRERSCHAFT & TRACK RECORD
Mit über 200 Partnern, mehr als 2.100 erfolgreichen Projekten und Deutschlands größtem YouTube-Kanal für KI haben wir uns als führende KI-Beratung im DACH-Raum etabliert. Zusätzlich sind wir zertifizierter Bildungsträger und Mitglied der GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit).
UNSERE STÄRKEN AUF EINEN BLICK
Deutsches Unternehmen mit Standorten in Neu-Ulm und Biberach an der Riß – DSGVO-konform, zuverlässig, qualitätsorientiert
International aufgestellt mit starkem Netzwerk im Silicon Valley und exklusiven Tool-Partnerschaften
30+ Experten & großes Entwicklerteam – spezialisiert auf Wissensdatenbanken, Voice Agents und Automatisierungen
Schlüsselübergabe-Prinzip – Wir bauen es, ihr besitzt es. Keine Abhängigkeit, keine versteckten Kosten
Nachgewiesener Track Record – 200+ Partner, 2.100+ Projekte, zertifizierter Bildungsträger, GDD-Mitglied
Nächster Schritt
Lassen Sie uns gemeinsam das Fundament für KI bei der RCPT-Group legen. Der erste Schritt: Datenzugang und Projektstart.